Schengen vizesi için gerekli evraklar: kime hangi belge?

“Gerekli evraklar” diye tek bir liste yok; iki katman var. Birinci katman Vize Kodu’nda yazılıdır ve her ülke için aynıdır. İkinci katmanı her konsolosluk kendi kontrol listesiyle belirler. Bu rehber birinci katmanı eksiksiz anlatıyor; ikinci katmanda ise nelerin istenebileceğini gösteriyor.

Başvurunun bütün adımları için Schengen vizesi nasıl alınır? rehberine bak.

Herkesin sunduğu temel belgeler neler?

Aşağıdaki bölümleri okumadan önce kendi durumuna göre süzülmüş listeyi görmek istersen kişisel belge listesi aracını kullan; hazır olan belgeleri orada işaretleyebilirsin.

Pasaportta en sık atlanan koşul sonuncusu: süresi uzatılmış ya da çok eski bir pasaport, geçerlilik tarihi yetse bile kabul edilmeyebilir. Eski pasaportların varsa, özellikle içinde önceki vizeler bulunanları da yanına al.

Sigortada üç şeye bak: teminat tutarı, coğrafi kapsam ve tarihler. Poliçe; acil tedavi, hastane ve ülkene geri gönderilme masraflarını kapsamalı, seyahatinin ilk gününden son gününe kadar geçerli olmalı.

Destekleyici belgeler hangi soruları cevaplar?

Vize Kodu destekleyici belgeleri tek tek saymaz; cevaplamaları gereken dört soruyu söyler. Konsolosluğun kontrol listesindeki her kalem bu dört sorudan birine aittir.

1. Neden gidiyorsun? Seyahatin amacını gösteren belgeler.
2. Nerede kalacaksın? Konaklama belgesi ya da konaklamayı karşılayacak yeterli imkânın kanıtı.
3. Masrafını nasıl karşılayacaksın? Kalış ve dönüş için yeterli geçim imkânı.
4. Geri dönecek misin? Vize süresi dolmadan ayrılma niyetini değerlendirmeye yarayan bilgiler.

Bir belgenin dosyada neden bulunduğunu bu sorularla düşünürsen eksikleri kendin görürsün.

Seyahatin amacı

• Turistik seyahatte gün gün seyahat planı ve gidiş-dönüş uçuş rezervasyonu.
• Aile ya da arkadaş ziyaretinde davet mektubu. AB Türkiye Delegasyonu, davet edenin iletişim bilgilerinin doğru ve doğrulanabilir olmasını istiyor.
• İş seyahatinde karşı firmanın davet yazısı ve kendi işvereninin görevlendirme yazısı.
• Fuar, kongre ya da etkinlikte kayıt belgesi veya giriş bileti.

Konaklama

• Otel ya da kiralık daire rezervasyonu: bütün geceleri kapsamalı, adın rezervasyonda geçmeli.
• Birinin yanında kalacaksan ev sahibinin daveti ve adresi. Bazı ülkeler bunun için resmî bir taahhüt formu ister.

Rezervasyonların gerçek olmalı. AB Türkiye Delegasyonu bunu açıkça yazıyor: sahte ya da yanıltıcı belgeler ret nedenidir.

Mali durum

• Son 3 ay içinde alınmış banka hesap dökümleri.
• Varsa düzenli gelirini gösteren belgeler: maaş bordrosu, kira geliri, emekli aylığı.
• Masrafını başkası karşılıyorsa onun gelir belgeleri ve sponsorluk yazısı.

Ne kadar para gerektiği, hangi hareketlerin soru yarattığı ve dökümün nasıl alınacağı ayrı bir konu: Vize için banka hesap dökümü rehberinde anlattık.

Çalışanlar hangi belgeleri ekler?

AB Türkiye Delegasyonu’nun ifadesiyle, çalıştığın kurumu ve gelir kaynaklarını açıkça belirtmelisin. Ücretli çalışanlar için kontrol listelerinde genellikle şunlar yer alır:

• İşveren yazısı. Görevin, işe giriş tarihin, maaşın ve izin tarihlerin yazılı; şirket antetli, imzalı.
• Maaş bordroları. Çoğunlukla son üç ay.
• SGK kayıtları. İşe giriş bildirgesi ve hizmet dökümü.
• İşverenin şirket belgeleri. Bazı ülkeler imza sirküleri, faaliyet belgesi gibi evrakların fotokopisini ister.

İşveren yazısındaki izin tarihleri uçuş tarihlerinle aynı olmalı. Dosyalarda en sık görülen tutarsızlık budur.

İşverenler ve serbest çalışanlar hangi belgeleri ekler?

Kendi işinin sahibiysen iş yerinin gerçek ve faal olduğunu gösterirsin:

• Güncel ticaret sicil kaydı ya da faaliyet belgesi.
• Vergi levhası.
• İmza sirküleri.
• Şirket hesabının dökümü; kişisel hesap dökümüne ek olarak.

Serbest meslek sahipleri oda kayıt belgesini ve vergi levhasını sunar. Çiftçiysen bağlı olduğun ziraat odasından alınan belge aynı işi görür.

Öğrenciler hangi belgeleri ekler?

• Güncel tarihli öğrenci belgesi.
• Masrafı aile karşılıyorsa anne ya da babanın gelir belgeleri, banka dökümü ve masrafları karşılayacağını belirten yazı.
• Seyahat ders dönemine denk geliyorsa okulun izin yazısı istenebilir.

18 yaşından küçükler için kontrol listelerinde çoğunlukla anne ve babanın noter onaylı muvafakatnamesi ve nüfus kayıt örneği de bulunur. Çocuk tek ebeveynle ya da yalnız seyahat ediyorsa bu belgeye ayrıca dikkat et.

Emekliler ve çalışmayanlar hangi belgeleri ekler?

• Emekliysen emekli aylığını gösteren belge ya da aylığın yattığı hesabın dökümü.
• Kira, faiz gibi başka gelirlerin varsa bunların belgeleri; tapu, araç ruhsatı gibi mal varlığı belgeleri bağlarını gösterir.
• Çalışmıyorsan masrafını karşılayan kişinin gelir belgeleri ve aranızdaki bağı gösteren belge, örneğin eşin için evlilik cüzdanı ya da nüfus kayıt örneği.

Aile olarak başvuruyorsan dosyalar nasıl hazırlanır?

Vize başvurusu kişiseldir: birlikte seyahat etseniz de her başvuru sahibi için ayrı form, ayrı fotoğraf, ayrı sigorta ve ayrı dosya hazırlanır. Çocuklar için de durum aynıdır; formu velileri imzalar.

• Ortak belgeleri çoğalt. Otel rezervasyonu, uçuş rezervasyonu ve seyahat planı her dosyada ayrı ayrı bulunmalı.
• Masrafı kimin karşıladığını göster. Geliri olmayan eş ve çocukların dosyasına, masrafı karşılayan kişinin banka dökümü ve gelir belgelerinin birer kopyası girer.
• Aile bağını belgele. Nüfus kayıt örneği ya da evlilik cüzdanı, dosyaların birbirine neden bağlı olduğunu gösterir.
• Randevuları birlikte al. Parmak izi verecek herkesin randevuda bulunması gerekir; 12 yaşından küçük çocuklardan parmak izi alınmaz.

Daha önce Schengen vizesi aldıysan ne değişir?

Önceki vizelerin dosyanı kolaylaştırır ama belge yükünü kaldırmaz.

• Parmak izi. Son 59 ay içinde bir Schengen başvurusunda parmak izi verdiysen kural olarak yeniden alınmaz. Başvuru merkezi yine de şahsen gelmeni isteyebilir.
• Eski vizeler. Önceki vizelerinin ve giriş-çıkış damgalarının bulunduğu pasaport sayfalarının fotokopisini ekle; kurallara uyduğunu gösteren en güçlü kanıt budur.
• Çok girişli vize. Türkiye’den başvuranlar için geçerli kademeli sistemde daha uzun süreli vize alabilmek, önceki vizeni kurallara uygun kullanmış olmana bağlıdır. Ayrıntısı Schengen vizesi nasıl alınır? rehberinde.
• Destekleyici belgeler. Her başvuruda güncel olarak yeniden sunulur; geçen yılın işveren yazısı ya da dökümü bu yılın dosyasına girmez.

Belgeleri hangi sırayla toplamalısın?

Başvurunu seyahatten en erken 6 ay, en geç 15 gün önce yapabilirsin. Belgelerin bir kısmı erken, bir kısmı son anda alınır:

1. Önce randevu ve kontrol listesi. Randevu tarihin belli olmadan diğer belgelerin tarihini ayarlayamazsın.
2. Sonra seyahatin iskeleti. Uçuş ve konaklama rezervasyonları, seyahat planı, sigorta.
3. Ardından iş ve gelir belgeleri. İşveren yazısı, bordrolar, SGK dökümü, şirket evrakı.
4. En son banka dökümü ve niyet mektubu. Döküm güncel olmalı; mektup da bütün belgeler tamamlanınca yazılır.

Asıl mı, fotokopi mi, tercüme mi?

Bu üç sorunun cevabı ülkeden ülkeye değişir ve yalnızca konsolosluğun kontrol listesinde yazar. Güvenli hazırlık şöyle:

• Kontrol listesini başvuru merkezinin sitesinden indir; internette dolaşan eski listelere güvenme.
• Her belgenin aslını ve bir fotokopisini götür.
• Banka dökümü, işveren yazısı gibi belgeleri başvuru tarihine yakın al; aylar önce alınmış belge güncel sayılmayabilir.
• Tercüme isteniyorsa hangi dile çevrileceğine ve yeminli tercüman şartı olup olmadığına bak.

Belgeler birbiriyle nasıl uyuşmalı?

Konsolosluk belgeleri tek tek değil, birlikte okur. Başvurudan önce şu dört eşleşmeyi kontrol et:

Dosyanın anlattığı hikâyeyi toparlayan belge niyet mektubudur. Nasıl yazılacağını Vize niyet mektubu nasıl yazılır? rehberinde örnekle gösterdik.

En sık yapılan belge hataları

• Eski kontrol listesiyle hazırlanmak. Listeler değişir; her başvuruda yeniden indir.
• Tarihleri tutmayan belgeler. İzin, uçuş, otel ve sigortanın farklı günleri göstermesi.
• Geliri açıklamayan dosya. Hesapta para var ama nereden geldiği belli değil.
• Doğrulanamayan rezervasyon ya da davet. İletişim bilgisi yanlış ya da kendisine ulaşılamayan davetçi.
• Formdaki bilgiyle çelişen belge. Formda yazan iş yeri ile işveren yazısının farklı olması.
• Fazla belge. İstenmeyen onlarca sayfa, asıl belgeleri görünmez kılar. Listede olanı eksiksiz, olmayanı gerekçesi varsa ekle.